Otel lobisine girer girmez sizi ilk karşılayan kişi, türkçe adıyla resepsiyon görevlisi ne iş yapar? Sorumlulukları nelerdir?

Öncelikle resepsiyonistin tanımına bir bakalım. Resepsiyon memuru diye geçen resepsiyonist konaklama işletmesine giriş yapan müşterileri kabul etmekle görevlendirilmiş ön büro personelidir.

Resepsiyonistin Sorunlulukları

Konaklama işletmeleri için resepsiyonist tahmin edilenin aksine resepsiyonist sadece kimlik alıp kayıt yapan ve size oda numaranızı söyleyip uzunca oteli anlatan kişiler değildir. Evet görevleri arasında bunlarda vardır. Fakat görevleri bununla sınırlı olmayan ve oldukça iş yükü olan kişidir. Resepsiyonistin güvenlikten tutunda, personel yönetimine kadar uzanan bir sorumuluğu vardır. Bazen sorumlu müdür bazen güvenlik şefi olur. O yüzden resepsiyon görevlileri son derece özenle seçilir. Misafirlerin güvenliğinden, otelin para girişinde, misafir isteklerinden, polis raporlarından, müdürlerin ve şeflerin olmadığı yerlerde personelleri yöneten ve çok daha fazla işlerden sorumludur.

Resepsiyonist Ne İş Yapar ?

Resepsiyon memurunun ne iş yaptığını size resepsiyonistin bir gününü anlatarak gösterelim. Başlamadan önce unutmayınki her vardiyanın resepsiyonistinin görevleri birbirinden farkılıdır.

Bildiğin gibi resepsiyon 24 saat 7 gün açıktır. Sabah vardiyasına gelen bir resepsiyon görevlisi ilk iş olarak gece vardiyasındaki görevliden bilmesi gerken olağan dışı olayları öğrenir. Ardından gece görevlisi çıkmadan sistemden kontrol edilmesi gereken bilgileri teyit eder. Bilgi kontrolünden sonra o gün öğleden önce çıkış yapacak misafirleri listeler. Gerekli faturalar ayarlanır.  O gün bir tur veya gezi gelecekse oda kartlarını ve misafir bilgilerini doldurur. 12.30’a kadar çıkış yapan misafirlerini çıkışını polis sisteminden gerçekleştirir. Faturalarını onaylar. Ödemeleri alır.

Sabah görevlileri genellikle çıkış işlemleri yaparken akşam görevlileri giriş ilemlerini yapar.

Check-İn Nasıl Gerçekleşir ?

Misafir resepsiyoniste kimliğini verir ve işlem için bekler. Bu sırada resepsiyonist randevu olum olmadığını sistemden kontrol eder. Bilgileri kontrol eder eksik bilgileri kimlikten girer. Özel bir oda istemdiyse, sigara kullanıldığı, küvet isteyip istemediği gibi bir çok sorular sorulur.  İstekleri doğrultusunda görevli odayı seçer. Gerekli otel bilgilerini vererek odasına gönderir. Misafir gidince, görevli kimlik bilgilerini, kaldığı odayı ve yanındaki kişileri polis sistemine kayıt eder. Misafire imzalattığı konaklama sözleşmesini sıralamaya koyar.

Gece Resepsiyon Görevleri

Resepsiyonun 24 saat açık olduğundan bahsetmiştik. Gece 00.00’da gelen çalışan görevi devr aldıktan sonra çok yüklü bir yapılacaklar listesi onu bekler. Gün içinde yapılan bütün işlemleri tek tek kontrol eder. Her türlü fatura ve parayla ilgili olan bütün evraklar ve işlemlerin kontrolünü sağlar. Gece müdür olmadığından en yüksek mevki resepsiyondur. Gece resepsiyonisti o an için müdür mevkidedir. Bütün personellerden ve otelde sorumludur. Otel yönetim sisteminde gün dönümü o sağlar. Gön dönümü ortalama saat 3 gibi gerçekleşir. O sırada bütün sistemleri yeni güne geçirmeyi başlatır ve yarım saat boyunca sistemler kapanır yediden programlama yapılır. Ve ertesi güne geçilir. Yeni günün fiyat bilgiler, odaları ve diğer kritik bilgileri günceller. Mesai bitimine kadar belge eşleşmeleri yaparlar.

Kolay gibi gözüken bu meslek detayına girildiğinde oldukça yoğun bir iş yükü içerir.